Criteria bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Leerlingen (jongeren tussen 12 en 19 jaar)

Gegevens van leerlingen tussen de 12 en 19 jaar komen binnen via aanmeldformulieren. De bewaartermijn van de online gegevens is 3 jaar. Leerlingen kunnen zich maximaal 2 jaar achtereenvolgend aanmelden voor een UWC opleiding, maar kunnen al eerder geïnteresseerd zijn voor UWC of zich al eerder aanmelden voor United World Programma. Bij elke nieuwe aanmeldmogelijkheid voor UWC worden de leerlingen per mail op de hoogte gebracht. Daarnaast gebruikt UWC Nederland gegevens (zoals bezoeken informatiedagen; hoe de jongere UWC heeft leren kennen e.d.) voor statistische doeleinden en analyses. Offline aanmelddocumenten van niet geselecteerde kandidaten worden na de selectieperiode 3 maanden bewaard, waarna ze vernietigd worden.

Wanneer een kandidaat selecteert wordt voor het United World Programma of voor een UWC opleiding worden de gegevens van de kandidaten opgenomen in de database onder de noemer ‘UWC Alumni’. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni.

Ouder(s)/verzorger(s) UWC leerlingen en UWC alumni

Gegevens van ouder(s)/verzorger(s) van leerlingen , (12-19 jaar) die zich hebben aangemeld voor het United World Programma of voor een UWC opleiding maar niet geselecteerd zijn, worden na de selectieperiode 3 maanden bewaard, waarna ze vernietigd worden.

Bij een succesvolle selectie van hun (pleeg)zoon/(pleeg)dochter worden de gegevens van de ouder(s)/verzorger(s) opgenomen in de Database van UWC Nederland.

Online aanmeldingen en de financiële online gegevens worden gebruikt om de ouderlijke bijdrage van de ouder(s)/verzorger(s) te bepalen. Na de bepaling van het bedrag worden deze gegevens na de UWC tweejarige UWC opleiding van de (pleeg)zoon/(pleeg)dochter vernietigd.

Persoonsgegevens en gegevens van ouderbijdrage, donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij ouder(s)/verzorger(s) ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni.

Bij succesvolle selectie van (pleeg)zoon/(pleeg)dochter heeft UWC Nederland contact met de ouders gedurende het minimum van 2 jaar wanneer hun (pleeg)zoon/(pleeg)dochter een UWC opleiding doet. UWC Nederland houdt deze ouder(s)/verzorger(s) op de hoogte van de ontwikkelingen van UWC en nodigt hen uit voor UWC evenementen tijdens de jaren dat hun (pleeg)zoon/(pleeg)dochter een UWC opleiding volgt en daarna en promoot UWC Nederland en haar opleiding(en). Tenzij ouders zich voor deze mailings/uitnodigingen afmelden.

Wanneer (pleeg)zoon/(pleeg)dochter aan het United World Programma deelneemt is er uitsluitend contact met ouder(s)/verzorger(s) over financiële afhandeling. Bij financiële afhandeling dienen de gegevens 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht.

Na de fiscale bewaarplicht en/of bij uitschrijving nieuwsbrief/uitnodigingen wordt ouder(s)/verzorger(s) gepseudonimiseerd voor statistische doeleinden. Ouder(s)/verzorger(s) kunnen aanspraak maken op de recht van vergetelheid wanneer de gegevens niet meer nodig zijn voor statistische doeleinden.

Docenten en mentoren leerlingen

Gegevens van docenten en mentoren van leerlingen (12-19 jaar) die zich hebben aangemeld voor een UWC opleiding en niet zijn geselecteerd of docenten en mentoren voor United World Programma, worden na de selectieperiode 3 maanden bewaard waarna ze vernietigd worden.

Gegevens van docenten en mentoren van geselecteerde leerlingen worden 3 jaar bewaard. UWC Nederland gebruikt de gegevens van de docenten en mentoren om hen te feliciteren met de nominatie van hun student voor UWC. Verder nodigt UWC Nederland de docenten en mentoren eventueel uit voor de UWC Graduation Ceremony. Deze ceremonie vindt plaats nadat de leerlingen zijn afgestudeerd van hun tweejarige opleiding op UWC. Na de Graduation Ceremony worden de gegevens vernietigd, tenzij de docent of mentor benaderd wil worden voor het United World Programma voor scholen.

Scholen

Gegevens van scholen zijn in te delen in 3 categorieën:

UWC scholen & colleges
Scholen waar een United World Programma worden georganiseerd
Scholen op mailinglijst

UWC scholen & colleges zijn samenwerkingspartners van UWC Nederland waar nauw contact mee is, betreffende de leerlingen die UWC Nederland selecteert voor deze locaties. Contactgegevens van scholen worden bewaard. Persoonsgegevens van werknemers van UWC colleges worden maximaal 3 maanden bewaard na uitdiensttreding van de werknemer.

Met de scholen waar een United World Programma worden georganiseerd is één op één contact. De contactgegevens van de scholen worden bewaard. Persoonsgegevens van werknemers van de scholen worden maximaal 3 maanden bewaard na uitdiensttreding van de werknemer.

UWC Nederland heeft een mailinglijst van scholen opgesteld. De contactgegevens zijn online via de websites van de scholen vindbaar. Hierbij wordt naar het algemeen e-mailadres één keer per jaar een mailing gestuurd. Bij uitschrijving wordt de school direct verwijderd uit de mailing list.

Donoren

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift. Tenzij donateur ook ‘UWC Alumni’ is. Hiervoor geldt een ander bewaartermijn. Zie UWC alumni.

Bedrijven

Contactgegevens van bedrijven worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de bedrijven zijn geworven via het eerste contact met het bedrijf of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij het bedrijf; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Stichtingen

Contactgegevens van stichtingen worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de stichtingen zijn geworven via het eerste contact met de stichting of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij de stichting; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Fondsen

Contactgegevens van fondsen worden geworven via internet. De contactgegevens van personen van de fondsen zijn geworven via het eerste contact met de stichting of via bestuursleden, de raad van toezicht, of andere relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard zo lang het bedrijf doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; de persoon werkzaam is bij het fonds; de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

UWC Alumni

Onder UWC alumni vallen alle huidige en oud-leerlingen van UWC, met focus op de via UWC Nederland geselecteerden alumni en Nederlandse alumni die via een andere weg een UWC opleiding hebben mogen volgen. Deze mensen volgen 2 jaar lang een opleiding of hebben een UWC opleiding gevolgd. De Nederlandse studenten en alumni behoren tot UWC Nederland als alumnigroep. Alumni worden op de hoogte gehouden van de activiteiten van UWC Nederland. Bij uitschrijving van de mailing en evenementen wordt het mailadres verwijderd. Voor statistische doeleinden worden de contactgegevens bewaard en gepseodonimiseerd wanneer nodig wordt geacht.

Persoonsgegevens en gegevens van donaties en schenkingen dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht vanaf 1 januari na laatste ontvangst gift.

Nieuwsbrief inschrijving

Contactgegevens van betrokkenen die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief zijn veelal verkregen via internet (mail). De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het ontvangen van een nieuwsbrief. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Persoonsgegevens zullen zorgvuldig verwijderd worden.

Prospects

Contactgegevens van prospect (bedrijven, particulieren, stichtingen, fondsen) worden geworven via internet of via relaties van UWC Nederland. De contactpersoon heeft hierbij toestemming gegeven op het contact. Een uitschrijving of verzoek geen contact te leggen worden direct gehonoreerd. Dit geldt ook wanneer er geen contact kan worden gelegd met deze persoon. De prospects worden vervolgens verwijderd. Anderzijds worden de contactgegevens bewaard als de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Bestuur; Nationaal Comité; Raad van Toezicht;

Kopie ID bewijs en inschrijving Kamer van Koophandel dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht.

Contactgegevens worden bewaard zo lang de persoon doneert plus de 7 jaar fiscale bewaarplicht; en/of de contactpersoon op de hoogte gehouden wilt worden van de activiteiten van UWC Nederland.

Voor statistische doeleinden worden de contactgegevens bewaard en gepseodonimiseerd wanneer nodig wordt geacht.

Personeel UWC Nederland

Documenten uit personeelsdossiers, zoals functioneringsverslagen en schriftelijke afspraken, de VUT-regeling dienen 2 jaar na uitdiensttreden vernietigd te worden.

Salarisgegevens, kopie ID bewijs, loonbelastingverklaringen en gegevens betreffende etniciteit en herkomst dienen 5 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht. Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden en burgerlijke staat dienen 7 jaar bewaard te worden op grond van de fiscale bewaarplicht. Na 5 en na 7 jaar bewaard UWC Nederland de gegevens nog 6 maanden zodat aan alle fiscale verplichtingen is voldaan.

Sollicitatiegegevens

4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden sollicitatiegegevens verwijderd. Wanneer een proefperiode mislukt, zijn andere kandidaten benaderbaar.

Gegevens van een sollicitant worden langer bewaard wanneer de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren, met een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

--------- september 2023 ---------